Vous voulez tenir un stand
ou faire une animation ?
Tout d'abord, merci!
Une simple question ?
Écrivez-nous à:
info@arcanafestival.ch
Nous voulons vous remercier de choisir Arcana et de nous aider à faire de cet événement un moment inoubliable pour nous visiteurs!
C'est pour cette raison que nous avons décidé des conditions suivantes:*
- Nous offrons à chaque exposant 2 mètres linéaires, chaque mètre supplémentaire coûte 50.- CHF.
- L'association Arcana étant à but non lucratif nous vous reverserons une part de nos bénéfices pour rembourser vos frais. (Cela nécessite évidemment que nous réalisions des bénéfices)
- Nous parlerons de chacun de vous sur ce site web ainsi que sur nos réseaux sociaux.
- Si vous faites des démonstrations ou des animations à votre stand, vous aurez droit à de fortes réductions sur le prix du stand.
- Nous nous assurerons que vous ayez accès facilement à de l'électricité, même si votre stand est à l'extérieur.
- Les espaces de stand seront tous dans des emplacements à plat et sur un sol dur et sec (béton, dalles ou gravier. Vous ne serez pas sur l'herbe.
- Nous fournissons gratuitement des chaises et des tables sur demande jusqu'à épuisement de nos stocks.
- Nous nous engageons à toujours répondre à vos e-mails dans des délais raisonnables, vous aurez en outre un numéro de téléphone pour nous joindre directement ainsi que des personnes de contact une fois sur place pour vous aider à vous installer et à répondre à toutes vos questions durant l'événement.
*Ces conditions ne s'appliquent pas aux stands de restauration, boisson et food-truck. Des contrats individuels sont réalisés.
Notes importantes:
- En tant qu'exposant à Arcana, vous serez tenu de respecter le règlement du festival.
- Il vous sera demandé de signer un contrat qui servira de base en cas de litiges. Le but étant d'offrir à tout le monde une certaine protection.
- Nous donnerons la priorité aux stands faisant des démonstrations ou des animations, à ceux vendant des produits créés localement ou artisanalement ainsi qu'à ceux dont le thème se rapproche de celui d'Arcana.
Thèmes et espaces:
Les exposants sont installés (dans la mesure du possible) dans des espaces à thème par soucis de renforcer l'immersion de nos visiteurs. Les stands sont donc répartis comme suit:
- Les artistes (Écrivains, Peintres, Dessinateurs, etc. ) sont installés dans le Hall des artistes en intérieur.
- L'Espace de Jeu (en intérieur) rassemble les stands offrants des animations ou des produits tournant autour du jeu (jeux de société, jeux de rôle, etc.)
- Les artisans sont regroupés dans un espace appelé "Le village des artisans" en extérieur.
- Les revendeurs, boutiques, sponsors, associations et écoles sont installés à l'entrée du festival, à l'extérieur, sur la Place Marchande.
Horaires et installation:
Les horaires pour les exposants sont les suivants:
- Vendredi: Installation possible dès 10h. Premiers visiteurs dès 15h30.
- Samedi: Premiers visiteurs dès 9h30.
- Dimanche: Premiers visiteurs dès 9h30. Fin de festival à 18h. Vous aurez alors toute la soirée pour tout démonter.
Informations pour l'installation:
- Tous les espaces extérieurs seront directement accessibles depuis la route. Il vous sera ainsi possible d'entrer dans l'enceinte du festival avec votre véhicule.
- Il est possible de réserver en avance gratuitement des places de parking dans les espaces prévus pour le festival. Ces places sont à 5 à 10 minutes à pieds de l'entrée d'Arcana.
Autres informations:
- La nuit, les portes des barrières entourant l'entier de la convention seront fermées à clef. Ces barrières (de 2m de haut) seront recouvertes de tissus non déchirable pour éviter que des personnes mal intentionnées puissent les grimper. Des membres du staff seront très probablement présents sur place toute la nuit. Cependant, nous ne ferons pas intervenir d'entreprise de sécurité et nous ne pouvons pas garantir qu'il n'y aura aucune effraction. Vous restez donc responsables de ce que vous laissez à votre stand durant la nuit.
- Il n'y a pas de distributeur automatique de billet dans l'enceinte du festival ni à Morrens.
Taille des stands:
En extérieur, vous pouvez choisir entre des stands de 3m de profondeur ou de 2,5m de profondeur. La longueur de votre stand est libre.
En intérieur, vous pouvez choisir entre des stands de 2,5m de profondeur, de 2m de profondeur ou d'1,5m de profondeur. Là aussi les longueurs sont libres.
Si vous avez besoin de stands aux dimensions particulières, nous pourrons certainement nous adapter. N'hésitez donc pas à nous faire part de vos besoin!
Droit de distribution
Le droit de distribution vous permet de distribuer des échantillons, flyers et autres documents promotionnels dans l'entier de l'enceinte du festival Arcana (mais hors des emplacements de stand d'autres exposants).
Si vous choisissez de ne pas avoir le droit de distribution, vous aurez bien sûr quand même le droit de vendre et distribuer ce que vous voulez à vos stands.