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Vous voulez tenir un stand
ou faire une animation ?

Tout d'abord, merci!

Nous n'avons presque plus de place en intérieur !

Nous voulons vous remercier de choisir Arcana et de nous aider à faire de cet événement un moment inoubliable pour nos visiteurs.euses!

 

Tarifs des emplacements de stand:

Le prix de base des stands est de:

- 1 face ouverte sur l'allée: 30.- CHF par mètre carré.

- 2 faces ouvertes sur l'allée: 35.- CHF par mètre carré.
- 3 faces ouvertes sur l'allée: 38.- CHF par mètre carré.
- 4 faces ouvertes sur l'allée: 40.- CHF par mètre carré

Les stands d'artistes et d'auteurs.rices sont au prix de:

- 1 face ouverte sur l'allée: 20.- CHF par mètre carré.

- 2 faces ouvertes sur l'allée: 25.- CHF par mètre carré.
- 3 faces ouvertes sur l'allée: 28.- CHF par mètre carré.
- 4 faces ouvertes sur l'allée: 30.- CHF par mètre carré

Les stands situés à l'extérieur (sauf food-trucks) sont au prix de:

- 1 face ouverte sur l'allée: 15.- CHF par mètre carré.

- 2 faces ouvertes sur l'allée: 20.- CHF par mètre carré.
- 3 faces ouvertes sur l'allée: 23.- CHF par mètre carré.
- 4 faces ouvertes sur l'allée: 25.- CHF par mètre carré


Taille des emplacements de stand: tous nos espaces extérieurs sont prévus avec 3m de profondeur, nos espaces intérieurs varient entre 6m et 2m de profondeur de stand. Nous vous attribuerons un emplacement dont les dimensions sont égales ou plus grandes que ce que vous avez demandé.

 

Matériel et mobilier disponible: Nous pouvons louer pour vous des tables et des chaises puis les installer à votre emplacement avant votre arrivée. Tous les stands auront un accès à une prise électrique à proximité immédiate de leur emplacement.
 

Horaires exposants.es:

Les horaires exposants.es définissent les heures pendant lesquelles les exposants.es peuvent passer l'entrée d'Arcana, votre stand n'a pas besoin d'être ouvert pendant ces heures, vous êtes par contre tenu.e de garder votre stand ouvert pendant les heures d'ouverture d'Arcana.

Vendredi 11 août: 7h30 à 21h (ouverture des portes pour VIP à 16h, 17h pour les visiteurs.euses).
Samedi 12 août: 7h30 à 21h (ouverture des portes pour VIP à 9h, 10h pour les visiteurs.euses).

Dimanche 13 août: 7h30 à 21h (ouverture des portes pour VIP à 9h, 10h pour les visiteurs.euses).

Lundi 14 août: 7h30 à minuit (ouverture des portes pour VIP à 9h, 10h pour les visiteurs.euses).


Vous pourrez également venir pour le montage de votre stand pendant la journée du jeudi et pour son démontage le mardi matin.

Notes importantes:

- En tant qu'exposant.e à Arcana, vous serez tenu.e de respecter le règlement du festival.

- Il vous sera demandé de signer un contrat qui servira de base en cas de litiges. Le but étant d'offrir à tout le monde une certaine protection. 

- Nous donnerons la priorité aux stands faisant des démonstrations ou des animations, à ceux restants ouverts pendant les 4 jours d'Arcana, à ceux vendant des produits créés localement ou artisanalement ainsi qu'à ceux dont le thème se rapproche de celui d'Arcana.

Thèmes et espaces:

Les exposants.es sont installés (dans la mesure du possible) dans des espaces à thème par soucis de renforcer l'immersion de nos visiteurs.euses. Si vous avez des demandes particulières concernant l'endroit où votre stand se trouve, merci de l'indiquer en commentaire dans le formulaire ci-dessous.

Zones intérieures et extérieures:

Vous pouvez choisir entre un espace intérieur et un espace extérieur pour votre stand. Si vous êtes à l'intérieur, nous vous placerons dans des espaces à thème en fonction des produits que vous proposez.

 

Nos espaces intérieurs sont intégralement accessibles en transpalettes et sont fermés à clé pendant les heures de fermeture.

 

Les espaces extérieurs sont plus variés et sont répartis en 3 zones parmi lesquelles vous pouvez choisir:
- Un marché couvert (vous n'avez donc pas besoin de prendre de tente pour protéger votre matériel).

- Un village médiéval (les stands dont les tentes sont d'apparence historiques y seront installés, vous profiterez également de 5.- CHF de réduction par mètre carré pour vous remercier de participer à l'aspect immersif d'Arcana).

- Une place marchande (pour les stands avec des tentes en plastique).

Merci d'indiquer votre zone de préférence en commentaire lors de votre inscription. Les espaces extérieurs sont accessibles en transpalettes et vous pourrez vous approcher avec votre véhicule  pour le montage et le démontage. L'enceinte d'Arcana est intégralement fermée et surveillée de jour comme de nuit.

Validation de votre inscription:

Nous avons un nombre limité d'emplacements de stands et la priorité sera donnée aux premières personnes inscrites.
Le comité d'organisation d'Arcana doit valider chaque stand et nous essayons de traiter les demandes aussi rapidement que possible mais cela peut prendre quelques semaines.

Votre inscription est définitive et finalisée seulement après réception de votre contrat d'exposant.e signé !

Une fois que votre demande a été traitée, voici ce qui peut se passer:

- 1. Votre demande est complète, nous avons un emplacement pour vous et le comité a validé votre venue: votre inscription est immédiatement acceptée et nous vous enverrons sans tarder votre contrat d'exposant.e pour la finaliser.

- 2. Votre demande est incomplète ou alors nous n'avons pas encore de certitude de pouvoir placer votre stand mais le comité a accepté votre venue: votre inscription est en attente de traitement avant de pouvoir être définitivement validée. Nous vous tiendrons au courant des problèmes et vous enverrons votre contrat dès que tout sera réglé. Votre emplacement est pré-réservé si vous faites partie de cette catégorie mais le contrat peut mettre plus de temps à vous parvenir.

- 3. Nous ne pouvons pas placer votre stand ou le comité a rejeté votre demande: votre inscription est refusée et nous vous transmettrons les raisons de ce refus dans les plus brefs délais.

Formulaire d'inscription exposants.es et animations

Vous êtes:
Vous souhaitez:
Votre emplacement:
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Nous faisons notre maximum pour trouver l'emplacement idéal à chaque exposant mais nous ne pourrons malheureusement pas accommoder toutes les demandes. La priorité sera donnée aux premiers.ères inscrits.es.

Vous aimeriez un stand dans:
Vous ne pourriez pas avoir un stand dans:
Matériel et mobilier:
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Le prix de location des tables est de 20.- CHF par table. Elles sont offertes pour les artistes et écrivains.es. Les tables peuvent mesurer jusqu'à 220cm x 80cm suivant votre emplacement. La taille de 175cm x 75cm est la taille minimale possible pour nos tables. Nous vous transmettrons les mesures exactes de vos tables à l'approche d'Arcana.

Merci pour votre demande d'inscription!

Droit de distribution

Droit de distribution

Le droit de distribution vous permet de distribuer des échantillons, flyers et autres documents promotionnels dans l'entier de l'enceinte du festival Arcana (mais hors des emplacements de stand d'autres exposants).

Si vous choisissez de ne pas avoir le droit de distribution, vous aurez bien sûr quand même le droit de vendre et distribuer ce que vous voulez à vos stands.


 

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